Classer les dossiers des sœurs décédées
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Les dossiers des sœurs décédées constituent une grande partie des fonds conservés par les Archives des Ursulines de France. Pour faciliter la recherche, tant généalogique que professionnelle (dans le cadre d’une communication interne), il faut que chaque dossier soit bien classé individuellement. Ce vaste projet a commencé il y a déjà plusieurs années avec la sœur archiviste qui était en place. Une bénévole laïque a ensuite apporté son aide et aujourd’hui, le projet continue et même touche presque à sa fin.
Retour sur le classement de ces dossiers…
En quoi ce travail consiste-t-il ?
Tout d’abord, une sœur bénévole se charge de classer chaque dossier : éliminer ce qui peut l’être, conserver les documents dans des pochettes adaptées etc. Ce travail s’effectue de manière alphabétique. Lorsqu’une lettre est terminée, la bénévole laïque s’occupe de rechercher toutes les informations manquantes du dossier à partir des registres de la Province ou des communautés. Elle inscrit toutes ces informations dans un cahier pour lui permettre de dicter les informations à l’archiviste qui les rentre sur la base de données informatique. C’est elle aussi qui se charge de ranger les dossiers dans les boîtes à partir du numéro de dossier attribué. Celui-ci se compose de la lettre concernée suivie d’un numéro d’ordre. Ainsi, chaque dossier est classé et répertorié et l’on a accès à partir de la base de données, aux informations suivantes : état civil, nom de religion, nom des parents.
De quels documents se constitue un dossier ?
Dans beaucoup de cas, il y a d’abord une fiche individuelle qui récapitule toutes les informations de la religieuse concernée (état civil, dates et lieux de vêture et professions, identité des parents, communautés successives avec emplois occupés). Cette fiche est réalisée par la Province au moment de l’entrée dans l’Institut de la religieuse. En plus de ce document, les dossiers sont constitués de divers éléments qui varient d’une religieuse à l’autre : photographies, correspondances, papiers d’identité ou bancaires, actes officiels de la Province qui autorisent la religieuse à se déplacer dans sa famille ou qui la nomment dans une autre communauté, faire-part de décès etc. Pour les religieuses décédées plus récemment, on a souvent plus de choses et notamment des informations concernant leurs activités. En effet, les Ursulines exercent un apostolat qui prend des formes variées selon les talents de chacune. Cela peut donc aller des conférences à des travaux manuels par exemple.
Et comment faire face à l’arrivée des nouveaux dossiers ?
C’est le gros inconvénient de ce classement alphabétique : dès qu’une sœur décède, selon l’initiale de son nom de famille, il faut intégrer son dossier dans la base et donc...tout recoter. Actuellement, nous en sommes à la lettre T dans le classement des dossiers et R dans la saisie informatique. Par conséquent, une fois que le classement alphabétique sera clos, il le sera définitivement. Tous les autres dossiers feront l’objet d’un autre type de classement, cette fois en suivant une cotation continue afin de ne pas faire face au même problème.
Ces dossiers sont-ils communicables ?
Il faut d’abord savoir que les dossiers existent depuis la fondation de l’Union Romaine. Avant, les sœurs sont connues à partir des registres de profession. Pour garantir la protection des données personnelles, aucun dossier pour les sœurs décédées à partir de 1971 n’est communicable. Il est prévu de donner accès sur ce site à des informations concernant les sœurs décédées mais uniquement celles décédées entre le XVIIe et la fin du XIXe siècle. Par conséquent, tous les dossiers des sœurs décédées entre 1900 et 1971 ne seront pas accessibles en ligne mais seulement communicables sur place.
À venir...
Une fois que ce travail de classement des dossiers sera terminé, tous les registres anciens de profession de chaque communauté seront indexés de manière à compléter la base de données avec les informations anciennes. Ce travail sera mis en ligne progressivement par communauté.
Avis aux personnes intéressées et de bonne volonté si elles veulent contribuer à ce projet !
